Agosto llega a su fin y, para muchas empresas, septiembre supone mucho más que la vuelta de las vacaciones. Es el momento de recuperar la actividad habitual, reorganizar equipos, revisar horarios y afrontar los últimos meses del año.
Y también puede ser el momento perfecto para resolver definitivamente una cuestión que algunas empresas siguen gestionando de forma poco eficiente: el registro horario de sus trabajadores.
Si todavía utilizas hojas de papel, documentos dispersos, hojas de cálculo o un sistema que genera más trabajo del que evita, septiembre puede ser un excelente punto de partida para cambiarlo.
El registro horario no es algo nuevo
Conviene recordar algo importante: la obligación de registrar la jornada de los trabajadores ya existe.
La normativa española establece que las empresas deben garantizar un registro diario de la jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
Además, estos registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Por tanto, hablar de prepararse para los cambios que puedan llegar en materia de registro horario no significa que actualmente no exista ninguna obligación.
El registro horario ya forma parte de las obligaciones de las empresas.
Lo que está evolucionando es la manera en la que ese registro debe realizarse, conservarse y ponerse a disposición de quienes necesiten consultarlo.
¿Por qué esperar a que una nueva normativa te obligue a cambiar?
Cuando aparece una nueva obligación legal, muchas empresas terminan haciendo lo mismo: esperar hasta el último momento.
Entonces comienzan las prisas.
Hay que buscar una solución, configurarla, introducir a los trabajadores, explicarles cómo utilizarla y adaptar la organización interna de la empresa.
Pero existe otra posibilidad mucho más sencilla: anticiparse.
El final del verano y el comienzo de septiembre ofrecen una oportunidad perfecta para revisar cómo se está realizando actualmente el registro horario y empezar a utilizar un sistema digital que permita tener la información organizada desde el primer momento.
De esta forma, cuando lleguen nuevos requisitos o cambios normativos, la empresa no tendrá que empezar desde cero.
Septiembre es un buen momento para empezar
Después de las vacaciones de verano comienza una especie de segundo inicio de año para muchas empresas.
Regresan los trabajadores, se reorganizan horarios, se incorporan nuevas personas, se revisan turnos y comienza un periodo de varios meses de actividad prácticamente ininterrumpida hasta final de año.
Por eso septiembre es un buen momento para plantearse una pregunta muy sencilla:
¿Tenemos realmente bien organizado el registro horario de nuestra empresa?
Si la respuesta genera dudas, probablemente sea el momento de mejorarlo.
Y hacerlo no tiene por qué significar introducir procesos complicados.
Precisamente debería ocurrir lo contrario.
Digitalizar el registro horario debería simplificar tu empresa
La digitalización no consiste simplemente en sustituir una hoja de papel por una pantalla.
Un buen sistema de gestión debe permitir que tareas que antes requerían tiempo, documentos y comprobaciones puedan realizarse de una manera mucho más sencilla.
Eso es precisamente lo que buscamos con WorkE.
WorkE permite centralizar buena parte de la gestión diaria relacionada con los trabajadores desde una única plataforma.
Los trabajadores pueden registrar sus entradas, salidas y descansos, mientras que la empresa dispone de la información organizada y puede consultar los registros cuando los necesite.
Pero el control horario es solamente una parte.
Mucho más que fichar
Una pequeña empresa no debería necesitar cinco aplicaciones diferentes para gestionar a sus trabajadores.
Por eso WorkE ha ido creciendo alrededor de una idea muy sencilla: centralizar en un mismo lugar las tareas habituales de gestión laboral interna.
Desde WorkE puedes gestionar el registro horario, consultar jornadas diarias, semanales y mensuales, organizar turnos, controlar vacaciones y permisos, gestionar incidencias, disponer de documentación laboral y obtener informes y exportaciones de los registros.
Además, tanto la empresa como los trabajadores disponen de sus propios espacios, de manera que cada uno puede realizar las gestiones que le corresponden.
El objetivo no es añadir otra herramienta más al trabajo diario.
El objetivo es precisamente el contrario: reducir trabajo administrativo.
Información organizada cuando realmente la necesitas
Uno de los problemas de los sistemas manuales aparece cuando necesitamos consultar información de meses anteriores.
¿Dónde está aquel registro?
¿Se modificó ese fichaje?
¿Cuántas horas realizó realmente ese trabajador aquella semana?
¿Tenemos los registros correctamente guardados?
Cuando toda la información está centralizada, estas preguntas dejan de convertirse en búsquedas entre documentos, correos electrónicos y hojas de cálculo.
La empresa puede consultar sus registros y disponer de un histórico organizado.
Esto no solamente facilita la gestión cotidiana. También permite afrontar con mayor tranquilidad cualquier situación en la que sea necesario revisar o acreditar las jornadas realizadas.
Una solución pensada también para pequeñas empresas
En WorkE creemos que la digitalización laboral no debería estar reservada a las grandes empresas.
Una pyme con cinco, diez o veinte trabajadores tiene las mismas necesidades de organización y debe cumplir igualmente con sus obligaciones.
Sin embargo, no necesita enormes plataformas de recursos humanos con decenas de módulos que nunca utilizará.
Necesita algo sencillo.
Una herramienta que pueda empezar a utilizar rápidamente, que sus trabajadores entiendan y que no obligue a la empresa a convertirse en experta en software de recursos humanos.
Esa es precisamente la filosofía con la que estamos desarrollando WorkE.
No esperes al último momento
Septiembre puede ser simplemente el mes de volver de vacaciones y continuar exactamente como antes.
O puede convertirse en el momento de mejorar algunos de los procesos que llevan demasiado tiempo pendientes.
Si el registro horario de tu empresa todavía depende de papeles, hojas de cálculo o procedimientos que sabes que tarde o temprano tendrás que cambiar, quizá no tenga sentido seguir esperando.
Empieza ahora.
Tendrás tiempo para implantar el sistema con tranquilidad, acostumbrar a tus trabajadores a utilizarlo y comenzar a generar un histórico organizado de registros.
Y, sobre todo, estarás mejor preparado para los cambios que puedan producirse en la normativa sobre registro horario.
Empieza septiembre con WorkE
En WorkE queremos que gestionar el registro horario sea una tarea sencilla tanto para la empresa como para sus trabajadores.
Sin instalaciones complicadas.
Sin sistemas innecesariamente complejos.
Sin convertir el control horario en otra carga administrativa.
Registro horario, vacaciones, permisos, turnos, incidencias, documentos e información laboral desde una misma plataforma.
El final de agosto puede ser el momento perfecto para dejar atrás definitivamente los sistemas improvisados y comenzar septiembre con una gestión laboral más organizada y digital.
Si tarde o temprano vas a tener que poner en orden el registro horario de tu empresa, ¿por qué no empezar ahora?
Con WorkE puedes comenzar a digitalizar la gestión de tu empresa y estar preparado para lo que venga.