El Gobierno trabaja en una nueva regulación del registro de jornada que reforzará la digitalización, la trazabilidad y el acceso a los datos. Explicamos los principales cambios previstos y cómo se está preparando WorkE.
El Ministerio de Trabajo y Economía Social está tramitando un Real Decreto destinado a desarrollar con mayor precisión las obligaciones relacionadas con el registro de jornada.
El objetivo declarado del proyecto es garantizar que los sistemas utilizados por las empresas sean objetivos, fiables y accesibles, reforzando el control del tiempo de trabajo y facilitando la comprobación de los registros. El proyecto figura además entre las iniciativas incluidas en el Plan Anual Normativo de 2026.
¿Está ya en vigor la nueva regulación?
No.
En el momento de publicar esta información, el nuevo Real Decreto todavía se encuentra en tramitación y no consta publicado definitivamente en el Boletín Oficial del Estado.
Hasta que se produzca su aprobación y publicación, continúa vigente la regulación actual del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta obliga a las empresas a garantizar un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada, conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Por tanto, las empresas ya tienen actualmente la obligación de registrar la jornada. La nueva regulación pretende concretar y reforzar la forma en la que deberá realizarse ese registro.
Registro obligatorio mediante medios digitales
Uno de los cambios más destacados del proyecto es que todas las empresas deberán garantizar el registro diario de la jornada mediante medios digitales.
El borrador define tres principios fundamentales:
- Objetividad: la información debe reflejarse de forma imparcial y verificable.
- Fiabilidad: los registros no deben poder modificarse sin dejar constancia clara de los cambios y de quién los realizó.
- Accesibilidad: las personas autorizadas deben poder consultar el sistema de forma sencilla y sin discriminaciones.
Esto supondría un refuerzo importante frente a métodos manuales o sistemas que no permitan acreditar adecuadamente la autenticidad y trazabilidad de los datos.
Más información dentro de cada registro
El proyecto amplía considerablemente el contenido mínimo que deberá recoger el sistema.
Entre la información prevista se encuentra:
- La identificación de la persona trabajadora.
- Su modalidad de jornada, a tiempo completo o parcial.
- La hora y el minuto de inicio y finalización del trabajo.
- El inicio y la finalización de las pausas que no sean tiempo efectivo.
- La indicación de si el trabajo se desarrolla de forma presencial o a distancia.
- La diferenciación entre horas ordinarias, extraordinarias y complementarias.
- La forma de compensación de las horas extraordinarias.
- Las horas relacionadas con medidas de conciliación, flexibilidad o distribución irregular.
- La totalización diaria y mensual del tiempo trabajado.
- La identificación y autoría de todas las modificaciones realizadas.
Fichajes personales e inmediatos
El borrador establece que cada asiento deberá ser realizado por la propia persona trabajadora de forma libre, personal, directa e inmediata.
Esto significa que el inicio, las pausas y la finalización de la jornada deberán registrarse en el momento en el que se producen.
También se pretende evitar que los registros se realicen bajo presión o que se modifiquen con el objetivo de ocultar excesos de jornada.
Mayor control sobre las modificaciones
La futura regulación presta especial atención a las correcciones.
Según el texto del proyecto, una modificación requeriría la autorización de la empresa y de la persona trabajadora afectada. Además, el sistema debería conservar una huella clara de:
- El dato original.
- La modificación realizada.
- La persona que efectuó el cambio.
- Las autorizaciones correspondientes.
En caso de desacuerdo, el registro debería permitir dejar constancia de la discrepancia.
Acceso inmediato para trabajadores e Inspección de Trabajo
El proyecto contempla que cada trabajador pueda consultar y obtener copia de sus registros y modificaciones de forma inmediata.
También prevé el acceso para la representación legal de los trabajadores y para la Inspección de Trabajo. En este último caso, el acceso podría realizarse tanto presencialmente como de manera remota.
La información deberá presentarse en un formato legible, tratable y compatible con sistemas de uso generalizado.
Conservación durante cuatro años
El proyecto mantiene la obligación de conservar los registros durante cuatro años.
Durante ese periodo, la empresa deberá garantizar que la información permanece íntegra, accesible y disponible para las personas y organismos autorizados.
Protocolo interno y formación
Otra de las novedades previstas es la elaboración de un protocolo empresarial que defina cómo se organiza y documenta el registro de jornada.
Este protocolo deberá explicar:
- Cómo se realizan los fichajes.
- Cómo se solicitan y autorizan las correcciones.
- Qué información debe incluir cada registro.
- Cómo se evaluará periódicamente el funcionamiento del sistema.
La empresa también deberá proporcionar a los trabajadores la formación e información necesarias para utilizar correctamente el registro. El tiempo dedicado a esa formación tendrá la consideración de tiempo de trabajo.
¿Cuándo entrarán en vigor estos cambios?
Todavía no existe una fecha definitiva.
La entrada en vigor dependerá de la aprobación del texto final por el Consejo de Ministros y de su posterior publicación en el BOE.
Además, el contenido definitivo puede incorporar modificaciones respecto al proyecto actualmente disponible. Por ese motivo, las empresas deben evitar tomar el borrador como si ya fuera la norma final.
Desde WorkE seguiremos analizando la tramitación y actualizaremos esta información cuando se publique el texto definitivo.
WorkE ya está preparado para el registro horario digital
WorkE funciona actualmente como una plataforma digital de control horario y permite a las empresas gestionar desde un único entorno:
- El inicio y la finalización de la jornada.
- Los descansos de los trabajadores.
- El historial diario, semanal y mensual.
- Las incidencias relacionadas con los fichajes.
- Los turnos y horarios de trabajo.
- Las vacaciones y los permisos.
- La exportación de registros e informes.
- El acceso diferenciado para empresas y trabajadores.
Estas funcionalidades sitúan a WorkE sobre una base tecnológica alineada con los principios de digitalización, accesibilidad y conservación de la información que inspiran la nueva regulación.
No obstante, dado que el texto todavía está en tramitación, WorkE continuará revisando cada requisito técnico y jurídico hasta la publicación definitiva de la norma. Si el texto final exige nuevos mecanismos concretos —como autorizaciones conjuntas de modificaciones, formatos específicos de acceso remoto o nuevos niveles de trazabilidad— estos se incorporarán a la plataforma.
Nuestro compromiso es claro: mantener WorkE actualizado y preparado para que sus empresas puedan afrontar los cambios normativos con tranquilidad.
Una oportunidad para revisar el sistema de fichaje
Aunque la nueva regulación todavía no esté en vigor, las empresas pueden aprovechar este momento para revisar cómo gestionan actualmente sus registros.
Utilizar un sistema digital, conservar correctamente la información y facilitar el acceso a trabajadores y responsables permite reducir errores, mejorar la transparencia y prepararse con antelación para los próximos cambios.
WorkE seguirá informando desde su Centro de Actualidad sobre la evolución de esta norma y sobre cualquier novedad que afecte al registro de jornada.